Vuonna 2023 voimaan tullut uusi kaupparekisterilaki toi yrityksille merkittäviä muutoksia, jotka koskevat ilmoittamiskäytäntöjä ja tietojen ajantasaisuutta. Näitä muutoksia sovelletaan vaiheittain vuoteen 2026 asti, jolloin laki on täysimääräisesti käytössä. Tässä kirjoituksessa käsitellään muutamia keskeisiä muutoksia, joista jokaisen yrityksen on hyvä olla tietoinen.
Sähköinen ilmoittaminen pakolliseksi
Vuodesta 2026 alkaen kaikkien yritysten – lukuun ottamatta yksityisiä elinkeinonharjoittajia, yhdistyksiä ja säätiöitä – täytyy toimittaa kaupparekisteriin kaikki perustamis-, muutos- ja lopettamisilmoitukset, tilinpäätökset sekä muut tarvittavat tiedot sähköisesti YTJ-palvelun kautta. Tämä tarkoittaa, että näiden yhtiömuotojen osalta perinteiset paperimuotoiset ilmoitukset poistuvat kokonaan käytöstä.
Yksityisiä elinkeinonharjoittajia (toiminimiä) koskeva muutos
Nykyisellään yksityisten elinkeinonharjoittajien, muutamia poikkeuksia lukuunottamatta, ei enää tarvitse rekisteröityä kaupparekisteriin. Toki näin saa edelleen tehdä. Yhä on kuitenkin poikkeuksia, jolloin kaupparekisteriin rekisteröityminen on pakollista.
Tämä on tilanne, jos jokin seuraavista kohdista toteutuu yksityisen elinkeinonharjoittajan kohdalla:
-
- yritystoiminnassa käytetään toiminimeä (eli yrityksen nimenä on muu kuin yrittäjän oma nimi)
- tilinpäätös tilee kirjanpitolain perusteella ilmoittaa rekisteröitäväksi (keskikoko tai suuryritys)
- elinkeinonharjoittajan vakituinen asuinpaikka on Euroopan talousalueen ulkopuolella.
Tilinpäätöksen myöhästymismaksut suurenevat
Kaupparekisteri laskuttaa jo tälläkin hetkellä myöhästymismaksun tilinpäätöksen myöhästymisestä, jos sitä ei ole rekisteröity 8 kuukauden sisällä tilikauden päättymisestä. Vuodesta 2025 alkaen tilinpäätöksen myöhästymismaksu perustuu kuitenkin myöhästymisen kestoon. Ensi vuodesta alkaen, jos tilinpäätösilmoitus viivästyy, PRH määrää myöhästymismaksun, joka vaihtelee 150–600 euron välillä riippuen myöhästymisen kestosta. Julkisten osakeyhtiöiden ja eurooppayhtiöiden osalta maksu on kaksinkertainen. Myös tilinpäätöksen ilmoittamatta jättäminen kahdelta peräkkäiseltä tilikaudelta johtaa kaksinkertaiseen myöhästymismaksuun.
Laiminlyönnit voivat johtaa lisämaksuihin
Niin ikään vuodesta 2025 alkaen PRH voi määrätä maksun yrityksille, jotka eivät korjaa rekisteritiedoissaan olevia virheitä tai puutteita. Tällaisina pidetään esim. puuttuvia osoite- tai hallitustietoja, edunsaajailmoituksen laiminlyöntiä, tai lainvastaisia tietoja, kuten lainvastaista hallitusta tai että rekisteriin merkitty tilintarkastaja on auktorisoimaton. Tällöin maksu on 300 euroa, mutta julkisille osakeyhtiöille ja eurooppayhtiöille maksu on 600 euroa.
Tietojen tarkistusvelvollisuus
Vuodesta 2026 lähtien osakeyhtiöiden ja osuuskuntien on tarkistettava kaupparekisteriin merkityt tiedot vuosittain. Tämä koskee myös ulkomaisia elinkeinonharjoittajia, joilla on Suomessa sivuliike. Tietojen tarkistus tehdään YTJ-palvelussa, ja laiminlyönnistä voi seurata sanktiomaksu. Vuodesta 2027 alkaen, jos yritys ei tarkista tietojaan vuosittain, on määrättävän maksun summa 300 euroa, ja julkisille osakeyhtiöille 600 euroa.
Tietojen ilmoittamispuutteiden vakavat laiminlyöntiseuraukset
Rahanpesulain mukaan yritysten on ilmoitettava tosiasialliset edunsaajansa kaupparekisteriin. Myös tilinpäätös on siis lain mukaan rekisteröitävä. Jos yritys ei tee näitä ilmoituksia PRH:n kehotuksista huolimatta, voi se joutua selvitystilaan tai tulla poistetuksi kaupparekisteristä.
Näitä tiukempia toimia on jo käytännössä toteutettu, ja useita yrityksiä on poistettu rekisteristä, mikä on aiheuttanut näille yrityksille merkittäviä seurauksia, käytännössä liiketoiminnan loppumisen.
HUOM! PRH on toistaiseksi keskeyttänyt yritysten poistamisen kaupparekisteristä. Asiasta on valmisteilla uusi laki, mikä mahdollistaisi ymmärtämättömyydestä tai muusta inhimillisestä syystä rekisteristä poistetuksi tulleen yrityksen palauttamisen takaisin rekisteriin. Seuraamme asian etenemistä.
Yhteenveto
Uusi kaupparekisterilaki on merkittävä askel kohti sähköistä ja ajantasaista kaupparekisteriä. Sähköinen ilmoittaminen, tiukentuneet määräajat ja laiminlyöntisakot tuovat uusia velvoitteita kaikille yrityksille. On tärkeää, että yritykset varmistavat, että kaupparekisteriin ilmoitetut tiedot ovat ajan tasalla. Näin vältytään ylimääräisiltä maksuilta ja seuraamuksilta, jotka voivat pahimmillaan johtaa yrityksen poistamiseen rekisteristä.
Herättikö asia kiinnostuksesi? Ota yhteyttä sähköpostitse, puhelimitse, tai sovi tapaamisesta. Talous- ja palkkahallinnon asiantuntijamme Imatralla palvelevat kaikenkokoisia yrityksiä niin Etelä-Karjalan alueella kuin koko Suomen laajuisestikin.
Laura Matikainen, KLT. Palvelupäällikkö, Relion Oy. Puh. 010 281 8482. Sähköposti: laura.matikainen@relion.fi
Viimeksi päivitetty 30.09.2024.
